Alles over ketensamenwerking binnen de bouwsector

Is ondersteuning van de GS1-standaard voor mij als bouw- of installatiebedrijf afdoende?

Ketensamenwerking is een belangrijk aandachtsgebied binnen de bouwsector. Doordat informatietechnologie een cruciale rol speelt, is de sector de afgelopen jaren naar gedeelde standaarden toegegroeid. Voor efficiënte ketensamenwerking is een gemeenschappelijke taal geen keuze meer, maar een basisvoorwaarde.

Gemeenschappelijke spelregels

Elektronische communicatie in de bouwsector verloopt grotendeels via de Ketenstandaarden ETIM en SALES. Bestellen en factureren volgens gemeenschappelijke spelregels levert de sector veel efficiencyvoordeel op. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de GS1 standaard voor identificatie van product- en adresgegevens. GS1 ontwikkelt internationale uniforme standaarden voor de identificatie en het vastleggen en delen van gegevens, maakt afspraken over het toepassen van standaarden binnen sectoren en faciliteert de implementatie van de processen en standaarden.

Voor u uitgezocht: Hoe inspireer ik stakeholders tot aansluiting op volledig e-factureren?

Communicatiestandaard

Door gebruik te maken van deze gemeenschappelijke communicatiestandaard kunnen binnen de bouw- en installatiebranche significante kostenreducties en besparingen op de faalkosten gerealiseerd worden. Bovendien toont onderzoek aan dat ketensamenwerking in tijd, geld en kwaliteit gemeten, tot aantoonbaar betere prestaties leidt dan traditioneel uitgevoerde projecten.Toch is het ondersteunen van enkel de GS1-standaard niet genoeg. Als een bouw- of installatiebedrijf namelijk facturen wil afleveren aan partijen buiten de sector, moeten meestal ook andere standaarden ondersteund worden. Het kunnen afleveren in UBL is essentieel, omdat UBL door de (Rijks)overheid als standaard is gekozen en ook door de meeste gangbare boekhoud- en ERP systemen wordt ondersteund. Het kunnen afleveren in UBL is nog niet genoeg als je facturen wilt versturen naar de (Rijks)overheid. In de XML dient dan ook een zogenaamd OIN-nummer opgenomen te worden. OIN staat voor Overheids Identificatie Nummer. Bouw- en installatiebedrijven die diensten leveren aan de Rijksoverheid zijn al sinds 1 januari 2017 verplicht om dit elektronisch in het UBL 2.1-formaat te doen.

Hoe kan ik op de snelste, meest efficiënte manier aan deze standaarden voldoen?

Uiteraard kunnen bouw- en installatiebedrijven ervoor kiezen om zelf een oplossing te ontwikkelen waarmee elektronisch factureren in zowel de GS1-standaard als in het UBL-formaat mogelijk is. Met name voor grote bouw- of installatiebedrijven met erg grote volumes op een van de kanalen kan het lonend zijn dit zelf in te richten. Steeds meer bouw- en installatiebedrijven kiezen echter voor een samenwerking met een service provider, die ervoor zorgt dat alle relevante standaarden en formaten ondersteund worden én die zorgt voor de conversies. Een goede service provider, zoals UPconstruct, ondersteunt daarbij niet alleen GS1 en UBL, maar ook de standaarden die in andere sectoren gebruikt worden (zoals de AgroConnect standaard in de agri-food sector, en de UBL variant die in de transportsector wordt gebruikt).

Voor u uitgezocht: Verplichte e-facturatie bouwsector verloopt nog niet probleemloos. 3 tips voor de efficiënte integratie van e-factureren.

Full service oplossing

UPconstruct heeft een full service oplossing voor inkomende en uitgaande facturen. Dit houdt in dat de meest gangbare inkomende en uitgaande kanalen en conversies ondersteund worden en dat daarnaast print- en herkendiensten voor (papier en Pdf) afgenomen kunnen worden. Bovendien is samenwerking met een service provider veruit de meest duurzame manier. UPconstruct zorgt namelijk ook voor het onderhoud van de dienst; als de standaarden veranderen of als de regels aangepast worden (denk aan het toevoegen van extra velden), past UPconstruct de dienst aan, zonder enige onderbreking van de service. Belangrijk is daarnaast dat UPconstruct weet aan welke additionele eisen moet worden voldaan om de dienst optimaal te kunnen gebruiken.