Efficiënte integratie van e-factureren: 3 tips voor de bouwsector

De kogel is door de kerk: het bouwbedrijf waar u werkt gaat over op e-factureren. Als financial controller is het uw taak om deze administratieve verbetering op de juiste manier door te voeren. Maar waar begint u? Deze drie strategische tips helpen u om uw bouwbedrijf én uw leveranciers en klanten mee te krijgen.

Efficiënte integratie begint bij binnenkomende facturen, want hier is de meeste winst te behalen. Allereerst zult u nog regelmatig moeten uitleggen dat e-factureren iets anders is dan een PDF versturen. Veel collega’s, klanten en leveranciers weten nog niet dat een e-factuur direct in het administratiesysteem verwerkt kan worden. Dat is een typisch voorbeeld van draagvlak dat nog gecreëerd moet worden. Aan u de nobele taak om als ambassadeur voor e-factureren op te treden. Wij helpen u graag verder met deze drie tips:

1. Schoon uw stambestanden op

Een goed stambestand is meer dan het halve werk. Zeker als het om e-factureren gaat. Daarom is de eerste stap naar efficiënte integratie van e-factureren het opschonen van uw stambestand crediteuren en debiteuren. Haal alle dubbele crediteuren eruit en filter ook op dubbele btw nummers, dubbele bankrekeningnummers en dubbele KvK nummers. Dit zijn immers allemaal onvolkomenheden die het proces kunnen vertragen.

Mocht dit een tijdrovend karwei lijken, begin dan met de top 20 klanten van uw bouwbedrijf. Ook hier is de 80/20-regel van toepassing: 20% van uw klanten is verantwoordelijk voor zo’n 80% van uw omzet. Begin daarom bij de belangrijkste klanten en u komt vanzelf aan bij de grote bulk klanten die minder belangrijk is voor uw bedrijf.

Voor u uitgezocht: Wat is een UBL factuur? Raadpleeg nu onze begrippenlijst!

2. Communiceer over e-factureren met uw klanten en leveranciers

Op dezelfde manier waarop u uw stambestand crediteuren opschoont, kunt u ook met uw klanten en leveranciers communiceren over e-factureren. Leg uit vanaf welke bepaalde datum u e-facturen wilt ontvangen en gaat versturen en ook wat de voordelen daarvan zijn. Mochten uw leveranciers nog niet toe zijn aan e-factureren, dan kunt u uitleggen dat ze alsnog PDF’s mogen sturen, maar dat deze dan wel moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden.

Communiceren is de sleutel naar het creëren van draagvlak. Daarbij is de top 20 van belangrijkste leveranciers wederom een goed startpunt. Hoe soepeler het proces loopt bij de crediteuren die de meeste facturen lopen, des te sneller is de efficiënte integratie een feit.

Voor u uitgezocht: Leer hoe Koenders Totaalbouw zijn leveranciers heeft overtuigd over te gaan op elektronisch factureren.

3. Help uw leveranciers met goed aanleveren

Uw leveranciers sturen, zeker in de beginperiode, nog wel eens facturen op die niet meteen elektronisch verwerkt kunnen worden. Als er bijvoorbeeld een projectnummer vergeten is of iets anders ontbreekt, moet de factuur alsnog handmatig worden verwerkt. Dit kunt u voorkomen door uw leveranciers te helpen om op de juiste manier hun facturen aan te leveren. Dit heeft voor hen ook een groot voordeel, want e-facturen worden sneller verwerkt en dus eerder betaald.

Deze onderwerpen komen goed van pas bij het helpen van crediteuren om de omslag naar e-factureren te maken:

  • Communiceer over de wijze van aanleveren: digitaal of elektronisch
  • Leg uit hoe facturen digitaal aangeleverd moeten worden
  • Benadruk dat projectnummers en inkoopordernummers verplicht zijn
  • Laat de leverancier per order een factuur sturen
  • Let ook op de juiste wijze van factureren bij verlegging van btw
  • Vertel ook wat de consequenties zijn van verkeerd aanleveren, bijvoorbeeld dat op termijn facturen worden teruggestuurd als ze niet voldoen aan de vereisten

Bonustip: betrek ook de administratieafdeling van uw bouwbedrijf nauw bij dit integratieproces. Hun medewerking is essentieel om de omslag te laten slagen.

e-book Digitale factuurverwerking