Hoe inspireer ik stakeholders tot aansluiting op volledig e-factureren?

Om optimaal te profiteren van de voordelen van e-factureren is het belangrijk om binnen de kortst mogelijke tijd zoveel mogelijk leveranciers aan te sluiten. Per ontvangen factuur kan immers 5 tot 16 euro bespaard worden. Snelle, efficiënte medewerking van toeleveranciers is hiervoor cruciaal. Maar hoe inspireert u uw stakeholders tot aansluiting op volledig e-factureren? We geven een aantal tips.

Hoe krijg ik mijn leveranciers zover om ook elektronisch te gaan factureren?

Wilt u leveranciers snel aan te kunnen sluiten, dan is het van belang om planmatig te werk te gaan. In de afgelopen jaren hebben we uitgebreide ervaring opgedaan met het benaderen en succesvol “onboarden” van leveranciers. Op basis van deze ervaring hebben we een programma ontwikkeld dat ervoor zorgt dat de factuur-ontvangende partij zo snel mogelijk de kostenbesparende effecten ondervindt. Dit programma bestaat uit een aantal stappen.

Voor u uitgezocht: Hoe implementeer ik elektronisch factureren succesvol binnen mijn organisatie?

1. Inventariseer welke partijen de meeste facturen sturen

Allereerst inventariseren we samen met u  van welke partijen facturen worden ontvangen en welke partijen de meeste facturen sturen. Bij die partijen is het te realiseren kostenvoordeel namelijk het grootst. Vervolgens gaan we na welke verzenders al met ons platform bekend zijn of bekend zijn via koppelingen met andere service providers en netwerken, en dus al elektronisch facturen versturen naar andere partijen. Zij kunnen meestal direct aangesloten worden.

2. Verstuur een gepersonaliseerde uitnodiging

De overige factuur-verzenders worden op verschillende manieren door ons benaderd. In eerste instantie door middel van een gepersonaliseerde brief / mailing, die wordt verstuurd vanuit de ontvanger. In deze brief wordt uitgelegd wat de voordelen van e-factureren zijn, niet alleen voor de ontvangende partij, maar ook voor de verzender. Met name het feit dat de leverancier in staat wordt gesteld zijn serviceniveau te verhogen vindt veel weerklank. Vaak ook omdat tegenwoordig de software van een verzender al een elektronische factuur kan versturen. Misschien niet direct in de standaard die de ontvanger wenst te ontvangen, maar voor de meeste standaarden heeft UpConstruct conversies gereed.

Voor u uitgezocht: Wat is een UBL factuur? Raadpleeg nu onze begrippenlijst!

3. Laat stakeholders de voordelen simpelweg zien

Maak de voordelen zo inzichtelijk mogelijk. Zo kunnen we bijvoorbeeld seminars en themabijeenkomsten voor leveranciers organiseren, meestal op het kantoor van de ontvanger. Tijdens deze bijeenkomsten worden de gewenste veranderingen en met name de voordelen voor alle partijen onder de aandacht gebracht. Bovendien kan tijdens een dergelijke sessie de oplossing worden getoond. Zo kan bijvoorbeeld gedemonstreerd worden hoe de self-service portal werkt. Indien een persoonlijke toelichting gewenst is gaan we zelfs bij leveranciers (factuurverzenders) op bezoek.

Directe kostenbesparingen

Unified Post biedt dus niet alleen het platform; we dragen zorg voor het gehele traject, tot en met het aansluiten van leveranciers, zodat klanten vanaf dag 1 profiteren van de kostenbesparingen die door de overstap naar elektronisch factureren gerealiseerd worden. Bent u nieuwsgierig naar de ervaringen van anderen? Lees hier hoe Hagemans Vastgoedonderhoud 0.5 FTE bespaarde op hun factuurverwerkingskosten.

Op zoek naar een specialist?

Bent u op zoek naar een specialist op het gebied van elektronisch factureren binnen de bouw- en installatiebranche? Kom nu in contact voor een gratis consult. We denken graag vrijblijvend met u mee.