Hoe implementeer ik elektronisch factureren succesvol binnen mijn organisatie?

  • HOE IMPLEMENTEER IK ELEKTRONISCH FACTUREREN SUCCESVOL BINNEN MIJN ORGANISATIE?

De overgang naar elektronisch factureren kan behoorlijk ingrijpend zijn. De organisatorische implicaties voor het versturen van elektronische facturen zijn verwaarloosbaar, maar als een organisatie besluit om ook elektronisch factureren te gaan ontvangen, zodat deze direct in een ERP- of boekhoudpakket verwerkt kunnen worden, heeft dat invloed op het gehele werkproces.

Een groot aantal medewerkers – met name binnen de administratieafdeling – zal in meer of mindere mate met deze verandering te maken krijgen. En belangrijk om te realiseren is dat u vanwege de toegenomen efficiëntie misschien wel ander werk moet zoeken voor medewerkers, of ingrijpender nog dat u misschien wel afscheid moet nemen van een of meerdere medewerkers. Om optimaal te profiteren van de voordelen van elektronisch factureren is het essentieel om de nieuwe werkwijze op een gedegen, goed doordachte wijze te implementeren.

In deze blogpost geven we een overzicht van zes van de voornaamste aandachtspunten die hierbij in ogenschouw moeten worden genomen.

1. Creëer draagvlak

Om ervoor te zorgen dat elektronisch factureren efficiënt en effectief geïmplementeerd wordt binnen een organisatie is het creëren van draagvlak voor de door te voeren verandering essentieel. Om dit te realiseren is het belangrijk om alle betrokkenen inzicht te bieden in de voordelen van elektronisch factureren. Benoem het feit dat er minder fouten gemaakt zullen worden, dat de kwaliteit van de dienstverlening van de administratieve organisatie verder zal verbeteren en vooral de significante kostenbesparingen (van 5 tot 16 euro per inkomende factuur en van 2 tot 6 euro per uitgaande factuur) die de organisatie verwacht te behalen. Presenteer een plan, waaruit blijkt op welke manier de transitie doorgevoerd zal worden. Wees eerlijk over de verwachte tijdsinspanning die nodig zal zijn om de transitie door te voeren en maak duidelijk wat van de verschillende medewerkers verwacht wordt.

Voor u uitgezocht: Het antwoord op de groeiende complexiteit rondom digitale factuurverwerking.

2. Zorg voor een vlekkeloze transitie

Het factureringsproces is van cruciaal belang in iedere organisatie. Er mogen daarom geen significante verstoringen optreden in dit proces. Om een vlekkeloze transitie te bewerkstelligen is een goede voorbereiding essentieel. Bereid de relevante mensen in uw organisatie voor op de komende verandering. Zorg ervoor dat iedereen weet wat van hem / haar verwacht wordt. En peil de bereidheid van medewerkers om hun werkprocessen aan te passen. Ga in gesprek als mensen sceptisch of onzeker zijn. Doel moet zijn de overgang naar elektronisch factureren zo snel en geruisloos mogelijk door te voeren, zodat binnen de kortst mogelijke termijn de daadwerkelijke resultaten (besparingen!) zichtbaar worden.

3. Effectueer de arbeidsbesparende voordelen

Elektronisch factureren levert efficiencywinst op. Het factureringsproces kost minder tijd en kan met minder resources uitgevoerd worden. Het is belangrijk deze kostenbesparingen ook daadwerkelijk te effectueren: zet mensen in op andere projecten. Geef medewerkers die eerder een groot deel van hun tijd met facturering bezig waren andere taken. Dit leidt niet alleen tot een kostenbesparing binnen het factureringsproces; door het inzetten van extra resources op andere gebieden kan ook dáár winst worden geboekt.

4. Houd rekening met de natuurlijke weerstanden bij veranderingen

Bijna alle veranderingen binnen een organisatie kunnen rekenen op weerstand. Mensen hebben van nature de neiging om zaken te willen houden zoals ze zijn. “We doen het al jaren zo, waarom zouden we veranderen?” Het is belangrijk dit te onderkennen en hier rekening mee te houden. Om de transitie goed te laten verlopen kan het inschakelen van een externe verandermanager (met name bij grotere organisaties) helpen een snellere acceptatie en – als gevolg hiervan – een kortere implementatietijd te bewerkstelligen. Vraag ook uw accountant of ERP leverancier om advies. Zij hebben ongetwijfeld al eerder met deze veranderingen te maken gehad.

5. Laat snel de eerste successen zien

Als de voordelen van elektronisch factureren snel zichtbaar zijn zal dit de direct betrokkenen enthousiasmeren en motiveren om de nieuwe manier van werken verder door te voeren. De overgang naar elektronisch factureren zal niet van vandaag op morgen gerealiseerd zijn; het aansluiten van leveranciers en klanten op de nieuwe infrastructuur is een proces. Als snel duidelijk is dat er daadwerkelijk significante besparingen behaald worden zal ook het laatste restje scepsis verdwijnen. Voorwaarde hiervoor is dat een zo groot mogelijk deel van het proces in één keer wordt opgepakt, zodat er zo weinig mogelijk niet-elektronische reststromen zijn. Tegenwoordig zijn er verschillende oplossingen in de markt die u helpen van uw Pdf of papieren document en elektronisch bestand te maken. Let op, als u enkel kiest voor een software oplossing voor het herkennen met OCR software (Optical Character Recognition) van uw facturen, dan moet u nog altijd zelf de correcties uitvoeren, Goede OCR software herkent tussen de 70-80% van de velden. Er zijn ook Document Herken Service providers die 100% herkennen.

Voor u uitgezocht: Een e-factuur sturen naar de Rijksoverheid? Lees hier meer!

6. Check: is de bestaande infrastructuur geschikt?

Het implementeren van elektronisch factureren heeft aan de ontvangende kant alleen zin als de organisatie al beschikt over een oplossing voor het elektronisch importeren en accorderen van facturen in een ERP-systeem of een ander (boekhoud)pakket. De applicatie-infrastructuur moet klaar zijn voor een koppeling met het systeem van een billing service provider (zoals ZET solutions / Z factuur/ UPconstruct) die Full service ontvangen van elektronische facturen mogelijk maakt. Voor het versturen van facturen zijn de eisen minder hoog: een pakket dat in staat is om XML of PDF bestanden te genereren is afdoende om een koppeling te kunnen realiseren.

Meer informatie?

We denken graag met u mee. Het liefst vanuit het perspectief van uw organisatie. Wat kunnen we voor u betekenen?