Het antwoord op de groeiende complexiteit rondom digitale factuurverwerking; Full-Service-Out

De wereld van factureren wordt steeds complexer. In het verleden, voor het internet zijn intrede deed, stuurde je een factuur per post en was je klaar. Tegenwoordig zijn er echter legio mogelijkheden en eisen waarmee een verzender van facturen rekening moet houden. Veel bedrijven en organisaties versturen facturen per email; andere partijen plaatsen de nota op een persoonlijke pagina met inlog. Grote partijen kunnen van leveranciers eisen dat facturen in een bepaald format worden aangeleverd. Zo eist een grote supermarktketen dat facturen via EDI worden verstuurd, zodat ze direct in de administratie verwerkt kunnen worden. Om zaken te kunnen doen met de Rijksoverheid is het aanleveren van facturen middels XML noodzakelijk.

Het nieuwe factureren

Sinds 2008 mogen verzenders van facturen zelf bepalen op welke manier zij factureren. Uiteraard worden er door de wetgever eisen gesteld aan de informatie die op een factuur moet staan, maar het format is vrij. Naast de groei in factureringsvormen zijn er verschillende branche-initiatieven en branche-standaarden waar rekening mee moet worden gehouden. In de bouw- en installatiebranche is bijvoorbeeld gekozen voor de standaard van Ketenstandaard / Sales in de Bouw; in de food-agri sector gelden weer andere afspraken, die door Agroconnect worden gecoördineerd.

Voor u uitgezocht: Besparen op factureren? Per 2018 worden postzegels 5 cent duurder.

Digitale connectie

Bovendien spelen netwerkoplossingen een steeds grotere rol. Portals zoals Ariba en Tradeshift bieden partijen in heel Europa de mogelijkheid om direct een digitale connectie te maken middels een e-invoice netwerk. Nadeel hierbij is dat je dan verplicht wordt om aan te sluiten op hun specifieke standaard. Gelukkig is er het Simplerinvoicing-initiatief van de Overheid en de belangrijkste Billing service providers en boekhoud /ERP systemen. Zij stellen zich tot doel een standaard en koppelprotocol te bieden voor alle partijen.

Complex factureringslandschap

Daarnaast worden fabrikanten en ontwikkelaars van boekhoudpakketten steeds actiever op het gebied van elektronisch factureren doordat ze integratiemogelijkheden bieden of ontvangers in staat stellen om facturen elektronisch op te halen. De veelheid aan mogelijkheden, standaarden en eisen maakt het factureringslandschap complex en zorgt ervoor dat verzenders in staat moeten zijn om facturen op allerlei verschillende manieren te kunnen afleveren.

Voor u uitgezocht: Efficiënte integratie van e-factureren: 3 tips voor de bouwsector.

Totale ontzorging

Het antwoord hierop is het full-service-out concept. Door een koppeling te maken met een service provider zoals UnifiedPost worden verzenders van facturen in staat gesteld om facturen te versturen in ieder gewenst format. Het full-service-out concept werkt volgens het waterval-model: eerst wordt gekeken of de factuur elektronisch via aangesloten platformen en netwerken (Z factuur, UPconstruct, Simplerinvoicing, e.d.) kan worden verstuurd. Indien dat niet mogelijk is kan de factuur per email worden gestuurd. En tenslotte kan de factuur zelfs geprint en per post opgestuurd worden. Middels dit concept biedt UnifiedPost totale ontzorging op het gebied van factuurverzending.

Wilt weten hoe u full-service-out voor uw organisatie in kunt zetten?