E-factuur verzenden en ontvangen: welke wet- en regelgeving is belangrijk?

Het is belangrijk dat de facturen die u verstuurt aan de wettelijke regels voldoen. Ook voor het verwerken en opslaan van binnenkomende facturen gelden wetten en regels. Vergeet ook niet de wetgeving voor e-facturen. Van u als vertegenwoordiger van een onderneming in de bouw- en installatiesector wordt verwacht dat u hiervan op de hoogte bent.

Welke wetten en regels zijn er voor het ontvangen van e-facturen?

Voor het verzenden van een e-factuur gelden dezelfde regels als voor het verzenden van een papieren factuur. Met andere woorden: de informatie en velden die op een papieren factuur moeten staan, zijn ook voor e-facturen vereist. Dat betekent dat u een aantal basisgegevens dient te vermelden, zoals uw btw-nummer, het btw-bedrag en de factuurdatum. Ook moeten facturen opeenvolgend genummerd worden .

In welk format mag een e-factuur verzonden worden?

Sinds 2008 zijn de regels voor e-facturen versturen geliberaliseerd. In feite is sindsdien iedere vorm toegestaan. Een e-factuur mag als Word-document, pdf of Excel per email of in theorie zelfs per WhatsApp-bericht verstuurd worden. Voorwaarde is wel dat de ontvanger het format accepteert. Van een dergelijke acceptatie is sprake zodra minimaal één keer een factuur die in een bepaald format is aangeleverd betaald is. Als u dus een e-factuur ontvangt in een format dat niet acceptabel voor u is, is het belangrijk hierover in gesprek te gaan met de leverancier en de desbetreffende factuur niet te betalen.

Voor u uitgezocht: Lees hoe er bij Van Wijk Vastgoedonderhoud direct 0,5 fte vrij kwam.

Welke wetten en regels gelden bij het ontvangen van facturen?

Waar de verantwoordelijkheid voor de juistheid van een factuur vroeger vooral bij de verzender lag, is nu de ontvangende partij ook verantwoordelijk. Als een factuur niet juist is dan mag de ontvanger soms zelfs niet de BTW aftrekken. Als ontvangende partij heb je bovendien te maken met een wettelijke bewaartermijn voor facturen. De originele versie van de factuur moet 7 jaar bewaard blijven. Voor onroerend goed is de bewaartermijn zelfs 10 jaar. Het gaat hierbij dus om de originele factuur: als een e-factuur als pdf per mail is binnengekomen, is het deze pdf die bewaard moet worden. Deze administratie is een bewerkelijke en lastige klus die hoge eisen stelt aan de (beveiliging van de) infrastructuur van een organisatie.

De voordelen van elektronisch factureren

Steeds meer partijen realiseren zich dat ze er belang bij hebben om facturen elektronisch te ontvangen, omdat ze juist (gevalideerd) zijn en zodat ze veilig opgeslagen kunnen worden en eenvoudig terug te vinden zijn.

Voor u uitgezocht: Efficiënte integratie van e-factureren: 3 tips voor de bouwsector.

Een platform als UPconstruct helpt hierbij. Alle facturen worden op een veilige plaats bewaard en zijn snel boven tafel te krijgen als hierom gevraagd wordt (bijvoorbeeld door de belastingdienst). Alleen XML-facturen die aan alle eisen voldoen en waarop alle verplichte velden zijn ingevuld, worden verwerkt en opgeslagen. Daarnaast zorgt UPconstruct ervoor dat facturen alleen kunnen worden uitgestuurd als aan alle wetten en regels voldaan is. Ook aan de verzendende kant worden alle facturen dus standaard gecontroleerd op de verplichte velden.

e-book Digitale factuurverwerking