Een e-factuur sturen naar de overheid? De belangrijkste aandachtspunten

Een e-factuur sturen naar de overheid kan op diverse manieren. Bouw- en installatiebedrijven doen dit het eenvoudigst door zich aan te sluiten bij een gespecialiseerde aanbieder die ervaring heeft elektronisch factureren binnen hun branche. In dit artikel geven we u een aantal aandachtspunten over factureren aan de Rijksoverheid. Wist u bijvoorbeeld dat ook lage overheden (zoals gemeenten en provincies) binnenkort verplicht worden om hun facturen aan de over elektronisch in te dienen?

Besparingspotentieel van 70 mil.

De overheid ontvangt ca 14 miljoen facturen per jaar. Redenen genoeg om deze elektronisch te willen verwerken. Als we uitgaan van een extra besparing van 5 EUR per factuur, dan ligt er een besparingspotentieel van 70 miljoen euro. Sinds 1 jan 2017 is het voor nieuwe aanbestedingen dan ook verplicht om een elektronische factuur af te leveren bij de Rijksoverheid.

Voor u uitgezocht: 4 vragen over het koppelen van e-factureren met boekhoudpakketten of ERP-systemen.

Verplichtingen voor lage overheden

De Rijksoverheid bestaat onder andere uit 11 ministeries in Den Haag, de uitvoerende diensten die onder deze ministeries vallen en de Hoge Colleges van Staat. In totaal werken er bij de Rijksoverheid zo’n 100.000 rijksambtenaren, verspreid door heel Nederland. In 2018 wordt het ook verplicht om facturen voor lagere overheden, zoals gemeenten en provincies, elektronisch af te leveren via Digipoort of het Simplerinvoicing-netwerk.

XML facturen mét geldige OIN

De overheid heeft ervoor gekozen om de UBL 2.1 standaard te implementeren. Bouw- en installatiebedrijven die een factuur aan de overheid willen versturen, zullen dus moeten afwijken van de manier waarop normaliter gefactureerd wordt (volgens de ketenstandaard). Daarnaast eist de overheid dat een organisatie-identificatienummer (OIN) aan het XML factuurbericht wordt toegevoegd.

Case study Hagemans digitale factuurverwerking

Zonder grote investeringen voldoen aan de eisen

Hoe kunnen bouw- en installatiebedrijven die zaken doen met overheidsorganisaties aan deze eisen voldoen, zonder grote investeringen te hoeven doen of complexe technische aanpassingen door te hoeven voeren? Redelijk eenvoudig. Wij zorgen ervoor dat bouw- en installatiebedrijven facturen kunnen blijven versturen. Op de manier die ze gewend waren en volgens de ketenstandaard. We volgen hiervoor altijd deze stappen:

  1. Als een factuur aan de overheid gericht is, zorgen we ervoor dat de factuur omgezet wordt naar UBL 2.1. We hebben een koppeltabel ontwikkeld waarin alle relevante overheidsorganisaties zijn opgenomen. Zo wordt de factuur automatisch verrijkt met het correcte OIN.
  2. Vervolgens wordt de factuur via Simplerinvoicing of Digipoort afgeleverd bij de desbetreffende overheidsorganisatie, waarbij Digipoort met name relevant is voor partijen die ook afleverberichten en orderberichten moeten afleveren aan klanten. In veruit de meeste gevallen wordt – vanwege de veel bredere inzetbaarheid – echter gebruik gemaakt van Simplerinvoicing. Zo werkt Simplerinvoicing met zowel publieke als private organisaties en sluit het netwerk ook aan op andere Europese landen.

Behoefte aan meer informatie?

Bent u op zoek naar een complete gids over elektronisch factureren binnen de bouw- en installatiebranche? Download dan nu ons e-book met daarin alle blogposts van UPconstruct verzameld.