Alles over digitale factuurverwerking

Als het gaat om digitale factuurverwerking is er nog veel onduidelijk. We zetten de antwoorden op de meest gestelde vragen (frequent asked questions) over elektronisch factureren voor u op een rijtje.

Wat is een e-factuur (elektronische factuur)?

Een e-factuur oftewel en elektronische factuur is een data-bestand met een vaststaande structuur en wordt ook wel factuur standaard genoemd. Hierdoor kan het bestand direct elektronisch verwerkt worden binnen geautomatiseerde systemen. En kunnen er veel kosten bespaard worden op het gebied van handmatige factuurverwerking.

Zijn alle eFacturen het zelfde?

eFacturen zijn gebaseerd op factuurstandaarden. Deze standaarden zijn meetstal vastgelegd  in XML. XML is een taal waarin je de structuur van eFacturen kunt vastleggen. Maar dit kan ook voor andere soorten berichten als afleverberichten, orders, transportopdrachten etc. Van de XML taal zijn er verschillende varianten. UBL en GS1 zijn de meest bekende “XML- talen”.

Elektronisch factureren. Wat is dat?

Elektronisch factureren is een vorm van facturatie waarbij de facturen opgesteld worden als een data bestand met een vaste structuur waardoor deze geschikt zijn om volledig geautomatiseerd verwerkt te kunnen worden door de ontvangende partij.

Digitaal factureren. Wat is dat?

Bij digitaal factureren worden facturen (bijvoorbeeld) opgesteld als .PDF bestand zodat ze als bijlage verstuurd kunnen worden bij een e-mail. Een digitale factuur is echter geen e-factuur, omdat deze niet voldoet aan systematische opbouw waar een e-factuur aan moet voldoen om volledig elektronisch verwerkt te kunnen worden.

Is een digitale factuur hetzelfde als een e-factuur?

Een e-factuur is een data bestand dat beschikt over een specifieke structuur waardoor deze geschikt is om volledig elektronisch verwerkt te worden. Een digitale factuur heeft deze structuur niet, meestal is het een Pdf, maar kan ook een excel of word bestand zijn,  waardoor geautomatiseerde systemen de factuur niet automatisch herkennen en deze facturen handmatig verwerkt moeten worden. Een digitale factuur is dus niet hetzelfde als een e-factuur.

Is een .PDF factuur hetzelfde als een e-factuur?

Een PDF factuur is geen gestructureerd data bestand en kan hierdoor niet ingelezen worden door geautomatiseerde systemen. Een PDF factuur is dus niet hetzelfde als een e-factuur.

Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische factuur?

Een elektronische factuur beschikt over de juiste eigenschappen om volledig elektronisch verwerkt te worden binnen geautomatiseerde systemen. Een digitale factuur mist deze eigenschappen waardoor deze handmatig verwerkt moet worden.

Is een elektronische factuur hetzelfde als een factuur per mail?

Een e-factuur oftewel en elektronische factuur is een data-bestand met een vaststaande structuur en wordt ook wel factuur standaard genoemd. Hierdoor kan het bestand direct elektronisch verwerkt worden binnen geautomatiseerde systemen. Een elektronisch factuur kan per email verstuurd worden, het is beter om te kiezen voor een veilige en betrouwbare verbinding, maar het kan wel. Meeste verstuurt men een Pdf (digitale) factuur per email.  Een elektronische factuur kan dus per mail verzonden worden maar meestal is het niet hetzelfde als een factuur per mail.

Is elektronisch factureren aan de Rijksoverheid verplicht?

Ja. Vanaf 1 januari 2017 zijn alle leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om e-facturen te sturen, als deze betrekking hebben op een aanbesteding / opdracht van na 1 jan 2017

Waarom is elektronisch factureren aan de overheid verplicht?

Europa heeft richtlijnen opgesteld die bepalen dat vanaf eind 2018 alle overheden en medeoverheden (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) elektronische facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. De belangrijkste voordelen zijn een snellere, nauwkeurigere en goedkopere manier van factureren.

E-factureren aan overheid. Hoe werkt dat?

Om te kunnen e-factureren aan de overheid kunt u gebruik maken van uw eigen software, mits deze een koppeling hebben met het Simplerinvoicing netwerk of de Digipoort. Een andere mogelijkheid is om aan te sluiten via een service provider.

Wat is SimplerInvoicing?

Een netwerk van samenwerkende software aanbieders en e-facturatie dienstverleners, die werken op basis van een afsprakenstelsel waarin o.a. de volgende zaken geregeld zijn:  uitwisselprotocollen, berichtenstandaarden, veiligheid, privacy, berichtenstandaarden. Dit netwerk maakt het in de toekomst mogelijk dat verzenders en  ontvangers van e-facturen elkaar makkelijker kunnen vinden en efficiënter en veiliger documenten kunnen uitwisselen met elkaar

Wat is een UBL factuur?

UBL staat voor Universal Business Language. De Nederlandse UBL standaard factuur is ontwikkeld door het Ministerie van Economische Zaken. Een UBL factuur is een populaire benaming voor de “UBL 2.1 versie 1.1” standaard bericht die momenteel door de overheid, het Simplerinvoicing netwerk, en de meeste algemene boekhoudpakketten momenteel worden ondersteund.

Wat is UBL 2.0?

Er zijn verschillende varianten binnen UBL. Je hebt UBL 2.0, UBL 2.1, UBL-OHNL of SI-UBL. Iedere UBL variant heeft zijn eigen specifieke informatiestructuur.

Wat is UBL 2.1?

UBL 2.1 is de meest gangbare versie in Nederland. Deze versie wordt ondersteund door de meeste algemene boekhoudpakketten, de overheid en het Simplerinvoicing netwerk. Vaak spreekt men nog over UBL 2.0, maar UBL 2.1 is op dit moment de meest actuele versie.

Wat is SI-UBL?

SI staat voor simplerinvoicing. SimplerInvoicing UBL wordt afgekort tot SI-UBL en is het formaat UBL dat door het SimplerInvoicing netwerk gebruikt wordt. Dat is nu dus de UBL 2.1 versie 1.1

Wat is een .XML bestand?

XML staat voor Extensible Markup Language en is een methode die gebruikt wordt om gestructureerde data in een ‘plat’ tekstbestand te verwerken. Met behulp van XML kun je de structuur van eFacturen vastleggen. Maar dit kan ook voor andere soorten berichten als afleverberichten, orders, transportopdrachten etc. Van de XML taal zijn er verschillende varianten. UBL en GS1 zijn de meest bekende “XML- talen”.

Hoe maak ik een XML factuur?

De meeste software pakketten kunnen een XML bestand in een bepaalde standaard XML taal (UBL , GS1, Agroconnect) wel maken.

Ik ontvang Pdf en papieren facturen. Kunnen die ook omgezet worden naar XML?

Als u al een Z factuur account heeft kunt u ons eenvoudig opdracht geven om uw facturen als XML op te laten maken. We hebben hiervoor de Z factuur XML herkenservice ontwikkeld. Scan uw facturen in, mail ze naar ons en wij zorgen ervoor dat de factuur als XML in uw systeem verschijnt. Bent u nog geen klant? Lees hier meer over het maken van een XML factuur.

Mijn software oplossing werkt niet met de landelijke UBL standaard, maar ik wil wel aansluiten om eFacturen te kunnen versturen naar de Overheid en of ander klanten buiten mijn sector. Kan dat?

Ja dat kan. Als u aansluit op Z factuur (UPconstruct) dan regelen wij de conversies van uw standaard naar UBL of andersom

Meer weten?

Heeft u een vraag die hier niet tussen staat of wilt u meer weten? Neem gerust contact met ons op.