4 vragen over het koppelen van e-factureren met boekhoudpakketten of ERP-systemen

Elektronisch factureren zorgt voor aanzienlijke efficiencyverbeteringen binnen organisaties. Door uw e-factureringsoplossing te integreren met uw boekhoudpakket worden facturen direct uitgewisseld met klanten en leveranciers en is de efficiencyverbetering optimaal. In dit artikel wordt antwoord gegeven op 4 belangrijke vragen over het koppelen van e-facturering met uw boekhoudpakket of ERP-systeem.

Hoe wordt een koppeling met een boekhoudpakket of ERP-systeem gerealiseerd?

Integratie van UPconstruct met een boekhoudpakket of ERP-systeem kan op twee manieren plaatsvinden. Allereerst zijn voor een groot aantal boekhoudpakketten standaard koppelingen beschikbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor Admicom, Bouwinfosys, Centric, Kraan Bouwcomputing, Exact,Syntess en TANS. Met deze pakketten kan snel en eenvoudig een (standaard) koppeling worden gerealiseerd, zonder dat aanvullende ontwikkelwerkzaamheden nodig zijn. In sommige gevallen kan de “onboarding” zelfs grotendeels online plaatsvinden. Naast deze standaard koppelingen heeft UPconstruct uitgebreide ervaring met het integreren van elektronisch factureren binnen diverse andere boekhoudsoftware-oplossingen, zoals 4PS, CTB, ACTO, Baan, Basware, Didata, IDB, ISProjects, Van Meijel en WhiteVision.

Voor koppelingen met ERP-systemen als SAP, Oracle en MS Dynamics AX (het vroegere Axapta) is vaak maatwerk vereist. Doordat UPconstruct veel ervaring heeft in de bouwsector en met de binnen de sector gehanteerde standaarden ( o.a de Sales-in-de-bouw-standaard) kunnen ook deze maatwerkkoppelingen snel en efficiënt gerealiseerd worden.

Hoe ziet het integratieproces eruit?

Het realiseren van een standaard koppeling is een in hoge mate gestandaardiseerd proces. In alle gevallen is het belangrijk dat een recente versie van het boekhoudpakket wordt gebruikt. Daarnaast kan het dat het zijn dat een module moet worden aangeschaft die elektronisch factureren mogelijk maakt; dit is afhankelijk van het pakket. Vervolgens dient een aanvraag te worden gedaan via de UPconstruct website, op basis waarvan UPconstruct een voorstel / offerte uitbrengt. Na acceptatie van de offerte zorgt UPconstruct voor de technische koppeling en voor activatie van de e-factureringssoftware. Dergelijke trajecten hebben een doorlooptijd van 1 tot 3 weken, waarbij in vrijwel alle gevallen slechts zeer beperkte configuratiewijzigingen aan uw systemen doorgevoerd zullen worden.

Het bouwen van een maatwerkkoppeling begint altijd met een intakegesprek, waarbij bepaald wordt welke functionaliteit door de klant gewenst is en welke softwareoplossingen (en functionaliteiten) al binnen de organisatie aanwezig zijn. Op basis hiervan wordt een maatwerkvoorstel uitgebracht.

Voor u uitgezocht: E-factuur verzenden en ontvangen: welke wet- en regelgeving is belangrijk?

Kan ik – nadat deze koppeling is gerealiseerd – al mijn facturen direct elektronisch ontvangen?

Ja, maar alleen als gekozen wordt voor de document-herkenservice als aanvullende dienst. Deze dienst is door UPconstruct ontwikkeld en zorgt ervoor dat alle ontvangen facturen, inclusief papieren facturen en PDF’s, binnen 24 uur na ontvangst van de factuur om worden gezet naar XML. Op die manier wordt een “full service in” oplossing geboden.

Case study Horsman & Co digitale factuurverwerking

De koppeling is gerealiseerd; wat nu?

Nu uw systemen in staat zijn om het hele factureringsproces elektronisch te laten verlopen is het belangrijk om uw leveranciers op de hoogte te stellen van de manier waarop zij facturen moeten aanleveren. Het is van belang hierbij planmatig te werk te gaan. UPconstruct heeft een programma ontwikkeld dat ervoor zorgt dat u als factuur-ontvangende partij zo snel mogelijk de kostenbesparende effecten ondervindt. Meer hierover leest u op dit blog.

Heeft u een andere vraag over het koppelen van uw boekhoudpakket of ERP-systeem? Neem dan contact op met ons op. We denken graag vrijblijvend met u mee.