Klantcase TBI

Klantcase TBI

,

Over TBI

TBI is een groep ondernemingen die onze fysieke leefomgeving vernieuwt, inricht en onderhoudt. Woningen, kantoren, scholen, ziekenhuizen, wegen, tunnels, bruggen, sluizen, fabrieken en scheepsinstallaties. In heel Nederland is het werk van TBI te zien. 

Een van de ondernemingen van TBI is Hazenberg Bouw, een daadkrachtige Zuid-Nederlandse bouwonderneming met de focus op  woning- en utiliteitsbouw, transformatie  en restauratie. Hazenberg is voortdurend op zoek naar manieren om efficiënter, beter en duurzamer te werken. Het automatiseren van de administratie en met name het 100% elektronisch verwerken van facturen levert een belangrijke bijdrage aan deze doelstellingen.

Yvo de Coster is hoofd Administratie bij Hazenberg Bouw. De Coster:

“In 2012 zijn we voor het eerst met UnifiedPost, dat toen nog ZET solutions heette, in contact gekomen. Bouwend Nederland lanceerde destijds samen met ZET solutions een platform voor online dienstverlening op het gebied van verzenden, ontvangen en beheren van elektronisch factureren in de bouw- en infrasector. Wij realiseerden ons toen al dat door het elektronisch verzenden en verwerken van facturen zeer significante besparingen gerealiseerd konden worden en waren bijzonder gecharmeerd van dit initiatief. We zijn hier vol enthousiasme mee aan de slag gegaan, maar na een maand of vier bleek dat de markt er nog niet klaar voor was. Het bleek onmogelijk om onze leveranciers mee te krijgen, waardoor we ons genoodzaakt zagen het project stil te leggen.”

TBI bleef de ontwikkelingen in de markt nauwlettend in de gaten houden. In 2016 werd het project met UnifiedPost opnieuw opgepakt. En nu met succes! Yvo de Coster (sinds 2016 als Project Manager verantwoordelijk voor de uitrol): “TBI ontvangt 600.000 facturen op jaarbasis. Een steeds groter deel van die facturen ontvangen we elektronisch. Maar een klein deel bestaat nog steeds uit papieren facturen. Daarnaast ontvangen we veel PDF-facturen. UPconstruct, de oplossing van UnifiedPost die 100% elektronisch facturen verwerken mogelijk maakt, levert een “full service in” concept, wat betekent dat alle facturen (papier, PDF, EDI) naar XML omgezet en vervolgens gevalideerd kunnen worden.

Snel en eenvoudig elektronische facturen versturen

Facturen die wij niet elektronisch ontvangen moeten echter allemaal op basis van OCR gescand worden. Onze ervaring leert dat we middels OCR ongeveer 70% automatisch kunnen verwerken. De overige 30% moet nader bekeken worden. Aangezien dit handmatig gebeurt is dit zeer arbeidsintensief en kostbaar. Er is ons daarom veel aan gelegen om alle facturen elektronisch te ontvangen. We hebben hiertoe contact gezocht met onze leveranciers en ze gevraagd om ons elektronische facturen in XML-formaat te sturen, zodat ze direct in UPconstruct ontvangen kunnen worden. Daaraan wordt massaal gehoor gegeven, niet alleen omdat wij het eisen, maar ook omdat onze leveranciers hier zelf baat bij hebben. Met partijen waarmee we regelmatig zaken doen sluiten we een paraplucontract af, waar alle onderliggende leveranciers onder vallen. Doordat we zijn aangesloten op de Sales in de bouw-ketenstandaard weten we bovendien, op basis van het GLN-nummer, met wie we te maken hebben en beschikken we direct over alle relevante gegevens. Als een leverancier vervolgens een factuur op de juiste wijze aanlevert, gaat deze direct het systeem in, zonder dat er handmatige handelingen verricht hoeven te worden, en wordt het bedrag direct afgeboekt. Zelfs voor ZZP’ers en kleine toeleveranciers is het eenvoudig om facturen elektronisch aan te leveren, aangezien UPconstruct ook aangesloten is op het Simplerinvoicing netwerk. Met Simperinvoicing kunnen ook deze kleinere partijen, en partijen buiten de bouwsector zoals energie, telecom en leasemaatschappijen snel en eenvoudig elektronische facturen versturen.”

De voordelen voor TBI zijn evident, aldus De Coster:

“Doordat we veel minder hoeven te OCR’en, worden minder fouten gemaakt. Bovendien kunnen we facturen veel sneller verwerken. Elektronische facturen komen immers direct in UPconstruct. Daarnaast is de oplossing veiliger: het versturen van phishing-mails is niet langer mogelijk. En erg belangrijk voor TBI is ook het duurzaamheidsaspect. Door gebruik te maken van UPconstruct is ons papierverbruik zeer sterk gedaald. Maar het meest in het oog springend is het concurrentievoordeel dat TBI weet te realiseren door 100% betrouwbaar automatisch facturen te verwerken. Onderzoek van PWC heeft aangetoond dat bedrijven € 1,65 per factuur kunnen besparen als ze overstappen van het OCR’en van facturen naar elektronisch facturen verwerken. Voor papieren facturen ligt dit bedrag nog enkele euro’s hoger. Alleen binnen TBI Bouw worden jaarlijks al 300.000 inkomende facturen verwerkt en gezien de drukte in de bouwsector worden dat er de komende jaren alleen maar meer. Binnen de hele TBI Groep is dat aantal zelfs twee keer zo hoog. De kostenbesparing die we op deze manier realiseren, levert ons een direct concurrentievoordeel op.”

Volgens De Coster is UnifiedPost ook om andere redenen de juiste partner gebleken. De Coster:

“UnifiedPost is een provider die al vele jaren meedraait. Ze bieden proven technology, die ons bovendien helpt om te voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. In UPconstruct worden alle facturen 7 jaar lang op een veilige manier conform de wensen van de Belastingdienst en de Wet Bescherming Persoonsgegevens opgeslagen. En onze samenwerking breidt zich uit, want sinds kort gebruiken we UPconstruct ook voor uitgaande facturen. De Rijksoverheid wil sinds 1 januari alle facturen namelijk in het UBL-formaat ontvangen. Met UPconstruct kan eenvoudig aan die eis worden voldaan.”